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10 règles pour écrire un communiqué de presse pour le web parfait

Rédiger le communiqué de presse idéal pour le web (et au-delà)? Vous pouvez le faire, il suffit de garder à l'esprit quelques règles simples.

Qu'est-ce que le communiqué de presse?

Le communiqué de presse est un important outil de communication à la disposition des entreprises, organismes, associations et organisations (publiques et privées). Né il y a plus de cent ans (le premier à l'avoir écrit en 1906 fut Ivy Lee pour informer la presse d'un accident impliquant une compagnie ferroviaire en Pennsylvanie), aujourd'hui avec le web et les nouvelles technologies le communiqué de presse a assumé un rôle central dans PR pour communiquer aux médias.

Alors, comment rédiger un communiqué de presse parfait? Suivez ces 10 règles simples :

Règle no 1 - NOUVELLES : Vous devez avoir quelque chose à communiquer.

Les nouvelles d'abord. La première chose à savoir quand vous décidez de rédiger un communiqué de presse est que ce qui doit être transféré au lecteur, c'est les nouvelles. Et s'il n'est pas là? Vous devez le créer!

Règle no 2 - Comment ÉCRIRE un communiqué de presse.

Exactitude, brièveté et clarté : c'est la synthèse de la rédaction du communiqué de presse parfait.

Évitez les fautes de grammaire et de syntaxe (il n'y a rien de pire que de trouver des fautes d'orthographe), des adjectifs et adverbes superflus, des séquences courtes et linéaires privilégiées, gardez un bon rythme de lecture, construisez vos communiqués de manière modulaire (les journalistes vous en seront reconnaissants!).

Le chapô

Le chapô (le paragraphe initial) du communiqué de presse doit contenir l'essence des nouvelles. Il devrait (mais ce n'est pas indispensable) comprendre les 5W (ou même 6) codifiés par le journalisme anglo-saxon. Celles-ci fournissent, dans leur intégralité, le résumé de la rédaction du communiqué :

Qui (qui)

Quoi (quoi)

Où (où)

Quand (quand)

Pourquoi (pourquoi)

Comment qui ne commence pas mais se termine par w (comment)

Ce principe reste aujourd'hui encore un point de départ très utile lorsque vous vous trouvez devant une feuille blanche.

La structure

Il y a deux critères pour aborder un communiqué de presse : utiliser un balayage d'événement historique d'événement et une logique. Des conseils? La seconde, parce que l'importance est définie par la priorité de l'information que vous voulez transmettre et non par le moment où les événements se produisent.

Le titre

Le titre donne les nouvelles dans l'extrême résumé de l'espace disponible. L'un des éléments sur lesquels les attachés de presse "jouent" un rôle dans le succès d'un communiqué de presse est le titre. Sur le plan journalistique, il y a trois éléments qui composent le titre au sens strict : la ligne de titre, la boutonnière et le boulon.

La ligne de titre (le titre au sens strict) donne la nouvelle dans ses éléments essentiels ou doit cependant intriguer, le verrou (la partie sous le titre principal)

Dans les grands communiqués de presse, il y a parfois, après le titre, un résumé, une sorte de résumé des concepts clés qui seront présentés dans le communiqué.

Le style

Le style d'un communiqué de presse est subjectif et dépend de l'image (et donc de la marque personnelle) que l'entreprise veut faire rayonner à l'extérieur. Évitez trop de formalisme, pas de simplification commerciale ou technique excessive à moins que le sujet ou la cible ne l'exige. Ne pas être compris, c'est comme avoir son propre but.

Le référencement

Vous écrivez (aussi) pour le positionnement, alors gardez à l'esprit les mots-clés et l'optimisation SEO de votre communiqué de presse.

Graphiques

Prenez soin des graphismes, ne laissez jamais rien au hasard. Elle communique aussi avec les images et se présenter de façon claire, propre et reconnaissable est certainement un atout.

Règle no. 3 - HUMANISER le communiqué.

Cela peut paraître banal, mais derrière un événement, un événement, une inauguration, le lancement d'un produit / service, il y a des gens. Saisissez un guillemet avec un énoncé qui aide à augmenter la valeur de la nouvelle et à la contextualiser.

Règle no 4 : Fournir les DONNÉES.

Des données, des données, des données, des données. Lors de la rédaction d'un communiqué de presse, il est bon de fournir aux médias une photographie ou un aperçu - aussi complet que possible - du contexte, accompagné de données statistiques provenant de sources officielles (par exemple Istat, Unioncamere), de rapports et de recherches publiques ou ponctuelles. Ainsi, l'objet de l'information du communiqué de presse pourrait être le prétexte pour ouvrir un débat plus large, amplifier le public cible et le bassin de votre public.

Règle no 5 - Éviter l'AUTORÉFÉRENTIALITÉ.

Il n'y a rien de plus "désagréable" que de recevoir un communiqué de presse autocélébrant. Ça ne sert à rien. Si l'information est là (par exemple Inaugura..., Nasce azienda/servizi/product, l'azienda è leader en France/Europa, il prodotto/servizio è innovativo, etc.) le communiqué de presse est enrichi par lui-même, s'il est faible, l'ajout de dispositifs littéraires futiles ne le rend certainement pas plus intéressant pour les bénéficiaires, seulement verbose et pas très incisive.

Règle n° 6 - ARRÊTEZ le communiqué de presse.

En plus du texte du communiqué de presse, il est important d'éditer les photos et d'insérer les légendes.

Il est absolument indispensable d'envoyer aux journalistes et aux blogueurs des images d'une résolution d'au moins 300 dpi (et en tout cas non granuleuses), de les nommer correctement (afin de ne pas tromper le destinataire) et éventuellement d'insérer la légende de la photo à la fin du communiqué ou le texte du courriel. Si la photo a été prise par un photographe, il est bon de citer les crédits afin de ne pas encourir de "pénalités".

Il est également utile d'ajouter une phrase telle que : "Des images haute définition sont disponibles sur le site xyz, ou peuvent vous être envoyées par email" ou "pour télécharger des images haute résolution http://indirizzo). Fournir des images de qualité, en particulier aux journalistes de voyage ou à ceux qui écrivent dans la presse écrite, est essentiel pour enrichir le communiqué de presse.

C'est une bonne idée d'envoyer également des dépliants d'information et des brochures avec le communiqué de presse qui aident à fournir plus d'informations au destinataire. A la fin du communiqué de presse, entrez les données du bureau de presse ou du bureau qui l'a rédigé, la personne à laquelle les journalistes et blogueurs peuvent se référer s'ils veulent approfondir l'information.

Règle no 7 - ENVOI du communiqué de presse.

Mot de passe : Rapidité d'exécution.

Il ne sert à rien d'avoir les nouvelles de l'année si le moment est totalement faux! Le communiqué de presse doit être envoyé en fin de matinée ou très tôt dans l'après-midi aux journaux (de préférence par un appel téléphonique pour informer le journaliste / correspondant / rédacteur en chef du communiqué de presse), dans les 2-3 jours suivant la fermeture des hebdomadaires et environ 15-20 jours avant celle des mensuels ou périodiques. Dans le cas de communiqués de presse relatifs à la gestion de crise ou à des faits d'actualité, il est conseillé d'envoyer la note (même brève) à la rédaction le plus tôt possible. Il y a du temps pour l'approfondir, l'important est de le donner!

Il y a deux écoles de pensée sur le mode de envoyer le communiqué de presse.

Certaines personnes préfèrent simplement faire copier-coller dans l'email du texte du communiqué - je recommande d'envoyer une pièce jointe au format.doc ou au format Rich Text Format, également lisible avec d'autres logiciels de rédaction, pour utiliser le pdf uniquement en cas d'envoi d'un dossier de presse riche en images -; d'autres composent un bref résumé du journal.

Le " style d'envoi " est très personnel et dépend du type de contact de la personne qui " emballe " l'information avec le public cible. Il ne faut pas oublier que le journaliste moyen aime les relations informelles et légères.

Évitez les phrases telles que : "Veuillez donner le maximum de publicité aux nouvelles" ou "Avec une prière de diffusion et de diffusion". Les communiqués sont nés pour être divulgués pour ne pas être "gardés sous clé" donc la mission est claire et l'insertion de phrases obsolètes (de circonstance) ne ramène qu'à un style rétro et non au pas avec le temps.

L'objet du courriel ne doit pas nécessairement être le même que le titre, au contraire, il est souvent enrichi par des informations supplémentaires. Par exemple, si le titre du communiqué de presse est "Inaugura il nuovo showroom xyz", il est bon d'indiquer le jour, l'heure et le lieu dans l'objet. C'est une sonnette d'alarme qui change parfois certaines priorités (surtout pour les journalistes, les rédacteurs en chef et les blogueurs qui ont un emploi du temps chargé).

Règle n° 8 - OBJECTIF : bien le choisir est fondamental.

Le communiqué de presse doit être envoyé à une liste (sélectionné précédemment) de destinataires en ccn (copie connaissance cachée). C'est une grave erreur d'envoyer la liste des destinataires en connaissance de copie également parce que - en plus de fournir gratuitement à d'autres contacts potentiels (et créer un contact valide coûte de l'énergie, la continuité et la constance) - vous mettriez des adresses privées peut-être à la merci d'autres sujets qui pourraient en faire mauvais usage. Soyez donc très prudents!

Si vous disposez d'une plate-forme professionnelle pour l'envoi de rapports, vous avez un avantage : un suivi des ouvertures et qui a téléchargé les pièces jointes. Donc, si vous l'avez, même si le téléchargement du communiqué de presse est plus laborieux, utilisez-le (il sera également utile lorsque vous ferez le rappel téléphonique, mais il sera aussi un outil important pour l'analyse des données et vous dira si le sujet a été intéressant pour une cible particulière ou non).

Règle No. 9 - RESEAUX DE CONTACT en pleine croissance

Il est essentiel de créer et de maintenir constamment à jour le réseau de contacts, de prendre soin des relations, de les faire grandir. De cette façon, les journalistes vous chercheront souvent parce qu'ils ont besoin d'informations sur un sujet particulier et non l'inverse.

Aujourd'hui, les communiqués de presse en plus des journalistes peuvent être envoyés aux blogueurs, influencer du réseau, forums, réseaux sociaux, les utilisateurs abonnés à la newsletter. Marquez-vous, peut-être sur une excellente feuille (ou si vous l'avez dans les notes de votre direction) quand et ce que vous avez envoyé à une certaine personne, vous éviterez la duplication inutile et la dispersion des nouvelles.

Règle No. 10 - Le téléphone RAPPELEZ.

Un coup de fil sauve des vies. Non, ce n'est pas une pub télé, c'est la vérité. Parfois, un simple coup de fil comme : "Avez-vous reçu le communiqué de presse? J'ai juste envoyé un e-mail" peut diffuser les nouvelles dans la presse. Parfois, l'email n'arrive pas, "se perdre dans le réseau" ou aller spam, donc toujours vérifier.

Évitez d'appeler les journaux "stagiaires ou nouveaux venus", le contact est sacré et une fois brûlé, il est perdu.

Quelques conseils

Ajoutez un " appel à l'action " à votre communiqué de presse, dynamisez-le et augmentez sa valeur. Et n'oubliez pas d'insérer des liens dans le texte pour approfondir la nouvelle.

Avez-vous d'autres conseils sur la façon de rédiger un communiqué de presse parfait? Notez-les dans les commentaires!